Mis eristab tänapäeva inimest 3000 aastat tagasi põldu kündnud maaharijast? Kui laias laastus mõelda, siis mitte miski. Meie aju ei ole aastatuhandetega suurt edasi arenenud. Samal ajal on viimase paari aastakümne tehnoloogiline võimekus hüppeliselt kasvanud. (Meie) info vastuvõtmise suutlikkus oli 20 aastat tagasi ja ka täna sama suur kui kolme aastatuhande eest. Samas info kogus, mida tänasel hetkel töötlema peame, kasvab igal aastal eksponentsiaalselt ja see kurnab meie aju.
Minu peamine siht on kogu selle infotulva keskel elu võimalikult lihtsaks teha. Teisisõnu oma aega paremini juhtida ja targalt töötada. Kuidas seda teha?

Puhka ning austa ja analüüsi ennast

Esmalt tuleks meeles pidada, et hea ajajuhtimise võimekuse jaoks on vaja puhanud mõistust. Seega hea uni ja tervislik toitumine loovad parima eelduse, et su ajul on kütust igapäeva väljakutsetega toimetulekuks. See kehtib alati ja iga kell. Lisaks peab iseennast piisavalt palju austama, oma töörütmi tundma, oma eesmärke teadma, et mitte lasta asjadel üle pea kasvada. Peale tööpäeva lõppu on vaja võtta aega elamiseks, arenemiseks, sportimiseks. Kui sa ei tea, kust otsast alustada, siis ära jookse uisapäisa tühjasid tegevusi täitma, vaid võtagi näiteks üks tund rahulikku mõtlemise aega — võta kasvõi terve päev, kui vaja — aga sa pead endale selgeks tegema, millest üldse alustada. Work smart, not hard.

Kaardista, kuhu su aeg tegelikult kulub

Vahel istud terve päeva arvuti taga ning justkui kogu aeg tegeled millegagi, aga kuhugi välja ei jõua. Kui ma enda töövõtete juures sellise mustri avastasin, asusin kaardistama, mille peale oma aega tegelikult kulutan. Seda võib teha kasvõi taimeri abil, mida ka mina esialgu kasutasin. Selle abil sain reaalse ülevaate, kui kaua mul tegelikult ühele või teisele toimetusele kulub. Täna kasutan selleks igapäevaselt ajaarvestusprogrammi Toggl.

Palju kiidetud rööprähklemine — see pole seda väärt

Multitasking’ut on pikalt ülistatud, kuid asjata — meie aju võimekusel on teatud piir. Sa ei saa teha sadat asja korraga — vähemalt mitte nii edukalt, kui põhjalikult ühele asjale keskendudes. Kui ühe teemaga mõtteprotsessi katkestad, siis läheb ajul peale ümberlülitamist 23 minutit aega, et uuesti teemale keskenduda. Hoian seda mõtet alati kuklas, kui tekib isu iga e-maili kirjutatud lause järel telefoni teavitusi piiluda.

Loobu aega-on-alati-vähe mõtteviisist

Aega võiks alati rohkem olla, aga mina eelistan lähenemist „töö ei saa kunagi otsa“. Planeerin nii, et 6–8-tundi minu tööajast on produktiivsed — selleks aktiveerin telefonis sageli Focus Mode’i, mis annab märku vaid tööteavitustest ja telefonikõnedest. Nii saan kogu tööpäeva keskendunult tööasju teha. Vahel õnnestub tänu sellele tööpäevgi varem lõpetada ja muude tegevustega tegeleda. Veel kord — töö ei saa kunagi otsa ning ei ole mõtet istuda kella 22ni arvuti taga, endamisi pomisedes „üks tabel veel, siis on kõik tehtud“. See ei saa kunagi tehtud, aga muu elu vajab ka elamist.

Eelista eesmärgipäraseid koosolekuid

Enne koosoleku planeerimist mõtlen hoolega, mis on selle eesmärk ja milleni ma koosoleku tulemusel jõuda soovin. Kui ma ei oska panna eesmärki kindlasse raami, siis järelikult ei ole see nii oluline ja suudan selle mahutada e-maili formaati. Hindan teiste aga eriti enda aega, seetõttu lihtsalt „arutame“ tüüpi ja ilma eesmärgita koosolekutel osalemist väldin nii palju kui võimalik. Seetõttu uurin alati koosoleku korraldajalt, mis on kohtumisel minu roll. Siiani pole ma olulisest infost välja jäänud ning ajakulutamise asemel olen seda panustanud muude ettevõtmiste progressi. Mõnele võib mu „ei“ kõlada järsult, aga oleme enda vastu ausad — kui palju kurdame koosolekute üle, mis tundusid ajaraiskamisena? Kui vähemalt korra päevas, siis peaks hoolega enda rolli kohtumistel üle vaatama.

Tähtajad aitavad panna tööd perspektiivi

Lähtun sellest, et kõik, millel on tähtaeg/lubadus on tähtsamad kui muud nipet-näpet tegevused. Olen öelnud osadele koostööpartneritele, et kui ta saadab palve ilma tähtajata ega uuri „Millal sa selle valmis saad?“, siis liigub tähtajata töö alati nimekirjas teiste lõpukuupäevadega ülesannete alla. Selline kindel tööreegel aitab ka kergemini mingitele projektidele/ülesannetele „ei“ öelda.

Leia endale lühiajalised preemiad

Oma loomult kaalub inimeste jaoks lühiajaline preemia pikemaajalise heaolu alati üles: kui on võimalus teha kõik asjad kohe ära ja seejärel kolm päeva kergemalt võtta, kipub praeguses hetkes laisklemine olema ahvatlevam ja kättesaadavam. See tuleb sind muidugi hiljem hammustama. Seetõttu olen endale välja mõelnud lühiajalised preemiad, mis toetavad mu pikaajalist rahulolu. Näiteks, kui teen kaks ülesannet tunni jooksul ära, siis saan 15 minutit puhata või sotsiaalmeedias scroll’ida ja sellega oma dopamiinilaksu kätte. Või kui ma rütmist kinni pean ja teen täna kaheksa tunniga kõik asjad nimekirjast ära, siis võin plaanida homme kolm tundi lühema tööpäeva, sest mul pole rohkem tähtsaid asju laual.

Õpi mitte midagi tegemise kunsti

On vaid loetud tunnid päevas, mil suudad produktiivselt tööd teha. Ka tööpäeva jooksul peab kindlasti pause võtma — tegelema mitte millegagi. Kui kontoris võib olla teistele raske selgitada, miks sa võtad hetke lihtsalt olemiseks, siis näiteks kodukontoris teen iga kahe tunni tagant 15–30-minutilise pausi. Istun diivanil ja mõtlen oma mõtteid. See aitab vähemalt minu ajul korraks pingeid leevendada. Mõtle, et aju on oma loomuselt lihas ning ka jõusaalis treenides iga seeria järel teed minuti pausi, et lihas puhkaks ja seeläbi areneks.

Ehk kokkuvõttes — enda jaoks toimivaid tööriistu ja meetodeid kasutama õppides olen avastanud, et kogu aeg ei pea töö pärast stressis olema. Alguses, kui asjad sujuma hakkasid, oli lausa imelik — kuidas mul töö tõttu pidevat uppumise tunnet ei ole, mis tihti kandus ka eraellu. Täna on mul nii töö kui ka eraelu hoolikalt optimeeritud ja läbimõeldud — nii saan käia päevatööl, tegeleda vabatahtlike projektidega, käia koolis ja trennis, veeta sõpradega aega ning usu mind — meeletult jääb üle aega, et soovi korral ka teleri ees logeleda.

Töötame targalt, enda aega ja tervist väärtustades!